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Los eventos como herramienta de gestión de relaciones públicas

Eventos corporativos

Los eventos empresariales son una importante herramienta de comunicación con el que cuentan las compañías, marcas o instituciones. Aunque muchas veces suene sencillo organizar un evento, lo cierto es que requiere planificación y estrategia para llegar al público de interés. Además, un evento está cargado de elementos (detalles) que marcan la diferencia y cuando llegan a faltar, los asistentes pueden notar su ausencia.

Existen dos segmentos de eventos empresariales:

    1. Internos: para los colaboradores
    2. Externos: para los diferentes grupos de interés.

Dentro de cada uno de estos segmentos existen diversos tipos de eventos empresariales, como: lanzamiento de nuevos productos o servicios, presentación de resultados, reuniones con la prensa, foros, conferencias, congresos, entre otros.

Lo importante es recordar que, independientemente de su tipo, cada uno de ellos debe cumplir con un objetivo que aporte a construir y posicionar la imagen que queremos crear o fortalecer en nuestra audiencia.

Como toda planificación, el paso fundamental antes de la organización de los eventos corporativos es plantear los objetivos. Al tener claro el propósito que se busca alcanzar con la realización de esta actividad empresarial nos será muy fácil determinar el tipo de evento, los asistentes, el lugar donde se llevará acabo y crear el concepto o temática del evento.

Una vez definida esta información el próximo paso es organizar y armar un minuto a minuto del desarrollo del evento, en el que se detalla la actividad, las herramientas que se requieren y la persona o equipo responsable. Esta acción nos permitirá cubrir todo tipo de inconvenientes que puedan suscitarse y plantear un plan B para que el evento se lleve a cabo de la mejor manera.

Beneficios de los eventos empresariales

Los eventos empresariales traen beneficios para la empresa tanto a nivel interno como externo.

Con los eventos internos los colaboradores se sienten motivados, ayudan a crear un mejor clima laboral y promueven el trabajo en equipo. Además, estas características traen como resultado un aumento de la productividad laboral.

Con los eventos externos logramos fortalecer las relaciones con los clientes, potenciamos las ventas, construimos el posicionamiento de la empresa o de la marca e incluso causamos interés de personas externas que quieran unirse a trabajar en la empresa.

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La redacción en tiempos de redes sociales

Redacción

La redacción de contenidos para redes sociales es una pieza fundamental dentro de cualquier estrategia de social media.  Independientemente de los objetivos que persiga tu estrategia, existen tres sencillas reglas que debes seguir como paso 1 para mejorar tu redacción en redes sociales.

  1. Claridad: Tomando en cuenta que las publicaciones en redes sociales se caracterizan por su brevedad y que, a pesar de los esfuerzos por segmentar a nuestras audiencias, los usuarios de redes sociales responden a diferentes tipos de perfil, nuestros mensajes deben apuntar a que los usuarios lo “entiendan a la primera”.
  2. Concisión: Atado a la primera regla, los mensajes de redes sociales deben ser directos y cortos; es decir, una comunicación sin rodeos.
  3. Cercanía: Uno de los objetivos que persiguen las marcas y las compañías que están en redes sociales es conectar con sus usuarios, y no hay mejor manera de hacerlo que a través de una comunicación menos rígida y más empática.

Ahora que hemos revisado las reglas básicas de redacción para redes, sigamos con unos sencillos consejos en la escritura, que te permitirán ser más visible y llegar a más usuarios.

Cuidado con la ortografía

La premisa que todo comunica, incluye también a la redacción. No cabe ninguna duda de que una mala redacción con faltas de ortografía, una expresión poco clara o desubicada respecto al contexto, te puede llevar en caída libre a una mala imagen. Darse el tiempo para escribir, revisar y corregir debe ser parte del proceso de manejo de contenidos.

 

Establece el tono de la comunicación

El tono de comunicación es la manera en que tu marca se expresa, según el entorno y el contexto. Es importante establecer el tono de la comunicación: corporativo, informal, cercano, positivo, emocional. Es importante mantener el mismo tono, con la confianza de poder adaptarlo dependiendo de la situación.

 

Usa palabras simples

Escribir con palabras rebuscadas no aporta calidad a tus textos y, al contrario, puede ser que los complique. Es importante tener en cuenta que se escribe para la gran audiencia; es decir, que el mensaje debe ser entendido por todos. En cuanto a las palabras también ten en cuenta no repetirlas de forma excesiva.

 

Un buen cierre

Tener un buen final salvará que tu texto se pierda en la nada. Procura tener un final efectivo a través de una pregunta que impulse un nuevo tema de conversación, con una conclusión de lo escrito o con una invitación a una acción.

¿Te ha gustado este post? Escríbenos a senriquez@linkestrategia o mmachado@linkestrategia y conversemos de cómo mejorar tu redacción para redes sociales.

 

 

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Stakeholders y su efectiva gestión

Stakeholders y su efectiva gestión

La palabra stakeholders o grupos de interés, en español, ha tomado mayor fuerza y relevancia en las estrategias de organizaciones o instituciones que creen y valoran el impacto que pueden tener los grupos cercanos en el core del negocio.

En esta nueva dinámica con los grupos de interés, no basta con tenerlos identificados, como se solía pensar, sino que resulta esencial crear lazos más genuinos, más firmes y cercanos; es decir, el objetivo actual es crear comunidad.

En este contexto de crear comunidad, resulta importantes resaltar que un acercamiento estratégico con nuestros grupos de interés permite prevenir los conflictos, antes de que estos se presenten, lo que produce beneficios duraderos para las partes.

¿Cómo empezar o mejorar nuestra relación con stakeholders?

Para construir una buena gestión con los grupos de interés, es importante considerar cuatro puntos:

Identificar a los stakehoders

Por medio de la elaboración de un mapeo, identificamos los diferentes grupos de interés y sus niveles de impacto o influencia sobre la organización. Y, aunque existe diversos modelos de mapas para identificar a los grupos de interés es importante considerar estas variables: el alcance de la relación (interna/externa), el nivel de actividad (pasivo/activo) y el tipo de relación (a favor/en contra).

Esto debe incluir grupos como: accionistas, sindicatos, colaboradores, equipo directivo, líderes de opinión, comunidades, aliados, socios, ONG’s, asociaciones, reguladores, gobierno nacional, gobierno seccional, proveedores, clientes, medios de comunicación, academia, instituciones financieras e incluso los competidores.

Definición de la estrategia

El objetivo de esta fase es definir las razones por las cuales la empresa desea vincularse más con sus stakeholders y los resultados que espera obtener de ese proceso. En otras palabras, ¿qué mueve a la empresa a acercarse a sus stakeholders y cómo se alinea esta intención con los objetivos estratégicos del negocio? En este punto, definiremos si nuestro objetivo con el grupo de interés es el de sensibilizar, colaborar, informar o convertirlo en aliado.

Plan de acción

El plan de relacionamiento es un documento con más detalles de cada stakeholder. Aquí definiremos el mejor canal por el cual nos comunicaremos con nuestro grupo de interés; estableceremos los mensajes básicos para cada tipo de público; definiremos el mejor momento para empezar las acciones de relacionamiento, que dependen de varios factores tanto internos como externos de la compañía; y también precisaremos quién será el vocero o voceros alternos que tengan mayor llegada con los grupos de interés.

Evaluación

Documentar todo el proceso de relacionamiento desde la etapa inicial, nos permitirá valorar la efectividad de la estrategia o a realizar cambios sobre la marcha. Para ello es importante establecer metas al principio; por ejemplo, medir el número de reuniones obtenidas en determinado lapso de tiempo y los resultados concretos de las reuniones.

Entender a los grupos de interés, es una la labor constante e inherente a los departamentos de comunicación y relaciones públicas, que deben aprovechar la apertura del diálogo como una oportunidad de innovación y mejoramiento de la reputación institucional.

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Potenciar la comunicación interna es la clave

Potenciar la comunicación interna es la clave

Muchas veces cuando hablamos de comunicación interna creemos, falsamente, que su único rol se reduce a ser una fuente de información para el personal. Lo cierto es que la comunicación interna debería ir mucho más allá, con el objetivo de motivar a los colaboradores a sentirse parte de la compañía y que este sentir fortalezca el desempeño y reputación

Al hablar de comunicación interna es importante partir de la premisa que los colaboradores son los primeros embajadores de una marca y deben ser nuestros primeros clientes. Es decir, los primeros consumidores de los servicios o productos de la marca; asimismo, deben ser los primeros en conocer y estar convencidos de la vivencia de valores y acciones positivas que realiza la empresa.

Gracias a efectivos planes de comunicación interna se logra establecer un clima de confianza donde los colaboradores sienten que sus opiniones tienen validez, lo que hace que se sientan escuchados y miran al trabajo como otro de sus espacios de tranquilidad y prosperidad, o como comúnmente se dice: un espacio familiar.

Para crear un efectivo plan de comunicación interna, el experto Alejandro Formanchuk, propone un método conformado por 6 dimensiones: Operativa, Estratégica, Cultural, Motivacional, Feedback y Propositiva, cada una responde a un objetivo específico; es decir, nos permite construir un plan integral que logra mejores resultados.

La base para crear un buen plan de comunicación interna es pensar que la información no puede viajar en una sola dirección, y mucho menos que este sentido sea solo descendente.

Dimensión operativa

Lo que se busca en esta dimensión es lograr que la gente sepa qué tiene que hacer; es decir, son las comunicaciones internas donde se brinda información que permite que el colaborador trabaje, o como su nombre lo indica, que sea operativo.

Las comunicaciones que se emiten dentro de esta dimensión son: información general de la empresa, información de las responsabilidades y funciones de su cargo, etc.

Dimensión estratégica

En esta dimensión su objetivo se centra en conseguir que los colaboradores sepan y entiendan porqué deben cumplir con sus funciones y responsabilidades. Es un empoderamiento de su puesto y del lugar donde trabajan, porque según la forma en que comuniquemos se sentirán parte de algo más grande y no solo las acciones puntuales que requiera su puesto.

Implica comunicaciones como: acerca de los objetivos de la empresa, los objetivos del sector, la evaluación de su cargo, los objetivos de su puesto, entre otras.

Dimensión cultural

El objetivo de esta dimensión es alcanzar que los colaboradores sepan cómo deben hacer su trabajo y además estén de acuerdo con ello. Es decir, es hacer que la gente se sienta parte de la empresa y viva su cultura.

A nivel de comunicaciones serían informaciones como: los valores, código de ética, lo que está permitido y no, lo que es ser un buen líder, empleado, etc. Sin embargo, lo más importante en esta dimensión es demostrar con hechos todo lo que consideran forma parte de su cultura empresarial.

Dimensión motivacional

Obviamente esta dimensión está focalizada en lograr que las personas quieran hacer lo que la empresa les indica, con entusiasmo, con convicción y porque se sienten parte del lugar.

Dentro de esta dimensión podemos comunicar: logros e historias destacadas de colaboradores, oportunidades concretas de crecimiento, espacios de intercambio social, informal, amistoso, hechos que demuestran que la empresa es confiable y transparente, entre otros.

Dimensión feedback

Como su nombre lo indica está dimensión se focaliza en lograr que la gente sepa cómo está haciendo su trabajo. Pero el grave error de las empresas es que lo manejan como una evaluación de desempeño al final de cierto periodo de tiempo, cuando en realidad debería ser una retroalimentación constante que abra una puerta de qué se puede hacer para mejorar.

La comunicación que se maneja alrededor de esta dimensión es: entrenar a los líderes para que sepan brindar un feedback constructivo, dar información de estos espacios y cuáles son los parámetros, etc.

Dimensión propositiva

En esta dimensión se busca que los colaboradores brinden sus ideas o sugerencias para mejorar las funciones que ellos desarrollan o en general para mejorar algún camino que brinde mejores resultados a la empresa.

La comunicación en esta dimensión se centra en abrir vías, canales o espacios que permitan a sus colaboradores expresarse, decir sus ideas, opiniones, etc.

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Entrenamiento de vocería: ¿Tus voceros comunican efectivamente?

Entrenamiento de vocería

Una famosa frase atribuida al filósofo Sócrates dice: “Habla para que yo te vea”. Esta frase nos invita a reflexionar sobre la importancia del lenguaje, y el impacto de utilizarlo de manera correcta. Además de pensar: ¿están los voceros comunicando afectivamente?

Si trasladamos este pensamiento al lado corporativo o institucional, lo que se juega a través del lenguaje, y por tanto de una vocería, es demasiado importante como para dejarlo pasar.  Un buen desempeño en un encuentro con medios de comunicación puede impulsar la reputación personal y corporativa. En consecuencia, un mal desempeño perjudica tanto a esa persona como a su empresa.

Por esto, la capacitación para interactuar con medios, hoy es crítico y cada vez más empresas lo ven como vital. Aquí recapitulamos algunos aspectos esenciales dentro de la capacitación que reciben los voceros.

La meta: posicionar tus mensajes

Si eres de las personas que creen que una entrevista es cuestión de esperar las preguntas del entrevistador y simplemente responder, estás cometiendo un gran error.  

El encargo de prensa de una empresa y el mismo vocero, deben estar conscientes que cada espacio en un medio de comunicación es una oportunidad para comunicar los mensajes que nos interesan, que estos se queden en la audiencia que nos escucha y nos mira.

De ahí la importancia de trabajar, durante el entrenamiento de voceros, en una lista de mensajes prioritarios y otro listado de mensajes secundarios que el vocero puede utilizar durante toda la entrevista.

Conocer el contexto mediático

El asesor de comunicación juega un papel fundamental al momento de informar a los voceros sobre el contexto mediático. Para esto, el asesor de prensa debe estar informado sobre los medios, las tendencias, las líneas editoriales de los medios, perfiles de los entrevistadores, entre otros aspectos.

 El lenguaje no verbal comunica tanto como el verbal

Al hablar en público, y por supuesto dentro de un set de televisión, la atención se centra en el ¿cómo lo dijo?

Esto representa un reto para los voceros, debido a que el control no solo debe ser de lo que decimos, sino también se debe mantener un control sobre nuestro cuerpo: la postura corporal, el contacto visual, los movimientos de manos y pies, la respiración, timbre y tono de voz, velocidad al hablar y hasta los silencios.  Un buen taller de vocería, aborda también estos temas.

Capacitación, no solo teórica

Este punto es vital, el entrenamiento de voceros debe ser experiencial. No podemos esperar buenos resultados, si le entregamos al vocero un manual que debe leer y aprendérselo de memoria. 

Los ejercicios prácticos no solo a través de una simulación de entrevista, deben ser la parte más valiosa del taller.  En LINK Comunicación Estratégica, nos adaptamos a las necesidades del cliente, asesoramos de acuerdo a nuestra experiencia y formulamos talleres experienciales que suponen un reto para los voceros.

 Como dice Karen Friedman «Realizar una entrevista con los medios sin la capacitación adecuada es como un aficionado saltando a un ring de boxeo con un profesional. El resultado no será bonito».